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Wissen managen mit dem USU Knowledge Center

4
Okt

Sie kennen das bestimmt: Man sucht eine Information, nur weiß man nicht, ob man jetzt besser im E-Mail-System oder im eigens angelegten Aktenordner suchen soll, um eine Frage beantworten zu können. Und vor allem: Ist die gefundene Antwort überhaupt noch aktuell, oder hat sich da nicht doch noch etwas geändert?

Bei 3C DIALOG gibt es projektbedingt eine Vielzahl von Informationen, die unsere Mitarbeiter verarbeiten und zur Verfügung haben müssen, und jeder unserer Kollegen ist in seiner Arbeitsweise anders strukturiert. Bei dem einen sammeln sich Aktenordner, prall gefüllt und nach eigener Systematik sortiert, bei dem anderen gibt es eine Vielzahl von Ordnern im E-Mail-System, in welche die Informationen eingeordnet werden.

Bildquelle: CC-BY Fräulein Schiller | flickr.com

Unsere Teammitglieder über Änderungen und Neuigkeiten zu informieren, ist daher ein ganz wesentlicher Bestandteil einer Wissensdatenbank. Dies wird in der Praxis leider oft getrennt: Neuigkeiten werden per E-Mail oder anderweitig vermittelt und gehen so für die Wissensdatenbank verloren, die zunehmend veraltet.

Aus diesem Grund haben wir uns entschieden, ein neues Wissensmanagementsystem einzuführen. Unser Ziel: Einheitliche und, vor allem, aktuelle Informationen für unsere Kunden, denn mal ehrlich: Wie schnell passiert es, dass die ausgedruckte E-Mail schon lange nicht mehr dem aktuellen Stand entspricht.

Die größte Herausforderung beim Betrieb einer Wissensdatenbank besteht darin, die enthaltenen Dokumente regelmäßig zu überprüfen und Informationen rechtzeitig zu aktualisieren oder zu ersetzen, bevor sie ihren Informationswert verlieren.

Durch den Einsatz des USU Knowledge Centers möchten wir diese Herausforderung meistern und unsere bisherigen Informationskanäle bündeln, die Effizienz in der Informationsbereitstellung steigern und gleichzeitig die Informationsqualität verbessern.

Der erste Schritt ist gemacht, und unser neues Wissensmanagementsystem steht auf der virtuellen Plattform zur Verfügung – leer und offen für viele neue Informationen, die darauf warten, in regelmäßigen Abständen aktualisiert, gelesen und erneuert zu werden.

Wir sagen, herzlich Willkommen bei 3C DIALOG – auf eine gute Zusammenarbeit!

Author: Norbert Rottmann

Seit 2009 ist Norbert Rottmann für die 3C DIALOG tätig. Er verantwortet den Bereich Projektcontrolling und ist ein ausgewiesener Experte in den Bereichen Qualitätsmanagement und der Qualitätssicherung.

Kommentare

  • doc_relax@web.de'
    Bo
    8. Oktober 2011

    Kommt mir bekannt vor 😉
    LG

  • Susanne Beckers
    24. Oktober 2011

    So, nach 2 intensiven Schulungstagen nun das Fazit: Starkes Werkzeug, welches vor Projektbeginn noch einiges an administrativem Aufwand benötigt, in der Bedienung dafür anschließend sehr komfortabel und leicht verständlich ist.

    Sehr gut finde ich die regelmäßige, automatisierte Indizierung von Dokumenten und das Wiedervorlagensystem. So wird jederzeit die Aktualität der Informationen für alle Projektbeteiligten gewährleistet.

    Ich bin gespannt auf die ersten Ergebnisse aus den Pilotprojekten.

    Gruß Suse

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