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USU KnowledgeCenter – Der Pilot setzt zur Landung an

18
Jun

Im Oktober habe ich über die Einführung des Wissensmanagementsystems USU in unserem Unternehmen berichtet. Nach nunmehr einem halben Jahr können wir erste Erkenntnisse gewinnen, die ich Ihnen natürlich nicht vorenthalten möchte.

Ich fange von vorne an und schildere Ihnen erst einmal, was sich hinter dem USU KnowledgeCenter eigentlich verbirgt. Viele Wissensdatenbanken sind eher Dokumenten-Managementsysteme und werden passiv genutzt. Das USU KnowledgeCenter ist dagegen der zentrale und aktive Informationskanal für die selbstständige Recherche sowie für die gezielte Informationsversorgung der Agenten durch die Teamleitung, zum Beispiel zu einheitlichen Sprachregelungen, neuen Produkten oder Prozessen.

Das USU KnowledgeCenter reduziert die Vielzahl parallel betriebener Informations- und Kommunikationskanäle, steigert die Effizienz in der Informationsbereitstellung und erhöht gleichzeitig die Informationsqualität.

Doch wie sieht das Ganze aus?

Nehmen wir einfach mal an, dass wir nach dem Thema „Kindertagesstätten“ suchen möchten.

(Bildquelle: Screenshot des USU KnowledgeCenter)

Im USU KnowledgeCenter wird einfach per Volltext gesucht, und alle zur Verfügung stehenden Informationen werden dem Mitarbeiter angezeigt. Mehr noch, er erhält eine Rangliste der Ergebnisse, da alle anderen Kollegen, die auch schon nach diesem Stichwort gesucht haben, die Ergebnisse aktiv in der Wertigkeit bestätigen. Frei nach dem Motto „Ja, das ist die Information, die ich benötige und gesucht habe“ und bestätigt diese.

Dieses Webvideo von USU selbst macht noch einmal die Funktionsweise deutlich:

Soweit zur Anwendung für den Mitarbeiter. Doch so einfach, wie es sich hier darstellt, ist es leider nicht. Für unsere Pilotphase haben wir einiges einrichten und administrieren müssen, damit unsere Kollegen auch eine solche Darstellung erhalten konnten.

Zugegeben, mittendrin hatten wir als Administratoren wirklich einmal das Gefühl, irgendwie nicht nach „Rom“ zu kommen, da viele Wege genommen wurden, um unser Ziel zu erreichen. Aber jetzt steht das System und wird fleißig genutzt. Dass sich die Mühe gelohnt hat, zeigt das Feedback der Mitarbeiter:

„An USU gefällt mir, dass ich die Möglichkeit habe, bestimmte Tools aus dem Wiki – die ich regelmäßig nutze – unter meinen Favoriten direkt zur Hand haben und diese auch individuell nach meinen Bedürfnissen gestalten kann.“

„USU ist super.“

„Total einfach, schneller und übersichtlicher, als mehrere Wikis zu öffnen. Man spart einfach ein paar Reiter zu verschiedenen Projekten und Tausende Klicks. Und wenn ich irgendetwas nicht finde, kann ich ja immer Bescheid sagen, dann wird die Information angelegt oder ist an anderer Stelle zu finden.“

„Voll super! Ich wünsche mir das fürs ganze Haus!“

Wir haben also unsere Pilotphase erfolgreich beendet und sind aktuell dabei, weiteren Teams dieses Wissensmanagementtool zur Verfügung zu stellen.

All denen, die dazu beigetragen haben, dass das USU KnowledgeCenter bei uns so erfolgreich eingeführt werden konnte, an dieser Stelle einmal ein herzliches Dankeschön!

Author: Norbert Rottmann

Seit 2009 ist Norbert Rottmann für die 3C DIALOG tätig. Er verantwortet den Bereich Projektcontrolling und ist ein ausgewiesener Experte in den Bereichen Qualitätsmanagement und der Qualitätssicherung.

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